(gewijzigd op 1 oktober 2009 na goedkeuring van de ledenvergadering )
- Clubvergaderingen
Clubvergaderingen worden in de regel gehouden op de eerste en derde donderdag van de maand. Eventuele afwijkingen behoren tot de bevoegdheid van het bestuur dat de leden hierover tijdig inlicht.
De bijeenkomsten beginnen om 12.30 uur in het clublokaal of op een andere plaats die dan minstens een week op voorhand meegedeeld wordt. In normale omstandigheden eindigen de bijeenkomsten om 15 uur.
De partners van de leden en van de overleden leden zijn uitgenodigd om deel te nemen aan de tweede vergadering van de maand en aan andere georganiseerde activiteiten.
De kosten van de lunch of van de andere activiteiten zijn ter plaatse te betalen.
De leden melden hun eventuele afwezigheid ten laatste de maandag voor de vergadering vóór 12 uur bij de secretaris-penningmeester. Voor de tweede vergadering van de maand melden de leden en de partners van de leden hun eventuele afwezigheid, eveneens de maandag voor deze vergadering vóór 12 uur. Zonder afmelding betalen zij telkens de kosten van de voorziene lunch.
- Plaats van de vergadering.
Salons Kesseldal , Wilselsesteenweg 268 3010 Kessel-Lo
- Lidgeld
Elk lid betaalt een jaarlijkse bijdrage die vastgesteld is op €50, te storten op 15 januari van elk jaar.
Nieuwe leden betalen €50 bij hun toetreding tot de club. Partners van overleden leden betalen €25 indien zij wensen te blijven deelnemen aan het clubleven.
- Verkiezing van het bestuur.
Een algemene ledenvergadering zal gehouden worden op de eerste donderdag van de maand november van het tweede ambtsjaar van de voorzitter. Tijdens deze vergadering zal een nieuwe voorzitter en daarna een nieuwe ondervoorzitter gekozen worden. Beiden zullen dan op 1 januari in functie treden. De nieuw gekozen voorzitter duidt binnen de maand volgend op zijn verkiezing een secretaris/penningmeester aan.
Zijn verkiesbaar als voorzitter: alle leden die op de datum van de verkiezing minstens twee jaar lid zijn. Zijn verkiesbaar als ondervoorzitter: alle leden die op de datum van de verkiezing minstens één jaar lid zijn.
Clubleden die om persoonlijke redenen niet op de kieslijst wensen te komen, melden dit aan de voorzitter uiterlijk tien dagen voor de verkiezingsdag.De uitredende voorzitter mag slechts tijdens het vierde jaar na het einde van zijn mandaat herkozen worden. De ondervoorzitter is na zijn ambtstermijn niet herkiesbaar als ondervoorzitter wel als voorzitter. Het mandaat van secretaris-penningmeester eindigt samen met dat van de voorzitter maar is vernieuwbaar.
Bij het wegvallen van één van de bestuursleden in de loop van het mandaat beslissen de overblijvende bestuursleden, samen met de oud-voorzitter, hoe de continuïteit in het bestuur moet gewaarborgd worden.
De verkiezing van de voorzitter gebeurt bij een éénmalige geheime stemming. De stemmen worden geteld door twee leden, aangeduid door de voorzitter. De kandidaat met het hoogste aantal stemmen is verkozen tot voorzitter. De verkiezing van de ondervoorzitter volgt dezelfde procedure.
Bij staking van stemmen is diegene verkozen, die het langste lid is van de club.In de loop van de maand december komt het oude en het nieuwe bestuur samen voor het uitwisselen van documenten en het regelen van de bestuursoverdracht.
- Specifieke activiteiten
Voor de organisatie van specifieke activiteiten kan het bestuur een beroep doen op een commissie ad hoc, bestaande uit clubleden buiten het bestuur.
- De leden.
- Aanwerving
Het aanwerven van nieuwe leden gebeurt enkel op uitnodiging van de club. Elk lid kan kandidaat-leden voordragen. De kandidatuur zal aan de voorzitter gemeld worden. De kandidaat noch de andere clubleden mogen in deze fase ingelicht worden over de kandidatuur. De voorzitter zal samen met de andere bestuursleden de kandidatuur beoordelen. Bij ongunstig advies zal de voorzitter dit melden aan het clublid dat de kandidaat heeft voorgesteld. De aanwervingprocedure wordt dan niet verdergezet.
Bij gunstig gevolg zal de voorzitter de naam van de kandidaat tijdens de volgende bijeenkomst voorleggen aan alle leden, die twee weken de tijd hebben om bij de voorzitter bezwaar in te dienen. Deze kandidatuur zal ook vermeld worden in het verslag van deze bijeenkomst.Indien door één der clubleden bezwaar wordt aangetekend, dan beslist het clubbestuur over het al of niet aanvaarden van de kandidaat. Wordt de kandidaat niet aanvaard, dan laat de voorzitter dit weten aan het clublid dat de kandidaat heeft voorgesteld. Het clubbestuur moet zijn beslissing niet verantwoorden.
Zijn er geen bezwaren ingediend dan vraagt de peter/meter aan de kandidaat of hij/zij lid wil worden van de Probusclub. Is het antwoord positief, dan wordt dit aan de clubleden meegedeeld en wordt er een datum afgesproken voor de officiële opname in de club.
- Soorten leden
Probus Leuven kent 3 soorten leden:
- De gewone leden, kortweg “leden” genoemd, die regelmatig aan het clubleven deelnemen en die als dusdanig ook de eigenheid van de club blijven bepalen en samen het effectief, het aantal leden vormen.
- De “buitengewone leden”, dit wil zeggen de leden die niet meer deelnemen aan het clubgebeuren maar hun banden met de club wensen te bewaren. Zij betalen een gereduceerde bijdrage (in principe 50% van het normale lidgeld) en blijven steeds welkom en worden geïnformeerd zoals de gewone leden maar worden niet langer in aanmerking genomen bij de bepaling van het aantal leden. De partners van de buitengewone leden genieten dezelfde behandeling als de partners van de gewone leden.Dit statuut wordt alleen toegekend op vraag van het betrokken lid.
- De Ereleden: De algemene vergadering kan op voorstel van het bestuur een lid tot erelid benoemen
Het aantal leden. Het nagestreefde aantal bedraagt 25 gemiddeld over een langere periode. Rekening houdend met het leeftijdsprofiel van de groep, met de participatiegraad van de leden en met het doel de continuïteit van de club te waarborgen, kan het bestuur gunstig adviseren bij de voordracht van nieuwe kandidaten, zelfs als daardoor het ledental groter worden dan 25. De toegestane marge wordt echter beperkt tot +5.
Het huishoudelijke reglement kan gewijzigd worden tijdens iedere ledenvergadering door een stemming met een meerderheid van tweederde van de stemmen der aanwezige leden, mits alle leden minstens veertien dagen vóór de vergadering schriftelijk over het voorstel tot wijziging werden ingelicht.